La Guida allo Smart Working di Miller Group

Scritto da Paul Renda

Co-Founder & CEO Miller Group

Milanese, 38 anni, laureato in Economia, Paul Renda è CEO di Miller Group, attiva nel settore della consulenza strategica e dell’innovation management e socio di riferimento dell'area Tech e Digital Transformation.

Smart Working: quello che non sapevi sul Lavoro Agile

Uno dei principali temi di questi tempi è sicuramente quello legato allo Smart Working e al suo impatto sul mondo delle imprese e sui modelli organizzativi. La recente emergenza legata al Coronavirus ha portato ulteriormente alla ribalta la discussione su tale fenomeno.

Adoperare lo Smart Working come modalità di lavoro risulta una scelta vantaggiosa per le imprese quanto a produttività e conseguimento degli obbiettivi, oltre che benessere e miglioramento della qualità della vita del dipendente.Nonostante i benefici elencati c’è ancora poca dimestichezza con questo modello organizzativo, spesso confuso con modalità di lavoro diverse come il Telelavoro e il Remote Working. Ma cosa si intende davvero quando si parla di Smart Working?

Smart Working, non Telelavoro
La legge sul Lavoro Agile
Covid-19: rideterminazione degli spazi negli uffici
Le imprese italiane e lo Smart Working
Lavoro Agile: benefici per imprese e lavoratori
I pilastri dello Smart Working
I casi di successo in Italia
Smart Working e GDPR
Cyber Security: la sicurezza come fondamenta del Lavoro Agile
Le criticità per i lavoratori

Smart Working

1. Smart Working, non Telelavoro

Smart Working e Telelavoro sono concetti non sovrapponibili e presentano peculiarità diverse.

La prima grande differenza consiste nel fatto che mentre il Telelavoro è una tipologia di contratto, lo Smart Working è un accordo tra impresa e dipendente che prescinde dalle condizioni contrattuali. Entrambe sono forme di lavoro da remoto, la vera differenza si sostanzia nella flessibilità e nell’autonomia concessa allo Smart Worker.

Viene definito lavoro agile in quanto il lavoratore può scegliere in autonomia il proprio luogo e orario lavorativo. Il Telelavoro, invece, risulta più rigido e vincolante in termini di regole imposte: l’orario lavorativo e il luogo di lavoro saranno prestabiliti e i tools tecnologici saranno gli stessi che si utilizzerebbero nella propria sede fisica di lavoro.

2. La legge sul Lavoro Agile

In Italia il Lavoro Agile è regolamentato dalla Legge n.81 del 22 maggio 2017. La normativa, composta da 26 articoli, è anche conosciuta come legge sul lavoro agile ed è suddivisa in 3 Capi. Il provvedimento non tratta solo il tema del lavoro agile, ma vi dedica l’intero Capo II (Art. da 18 a 24) andando a delineare i confini giuridici dello Smart Working, in particolare: diritti del lavoratore, monitoraggio da parte del datore, tools e modalità d’esecuzione di lavoro in remoto.

Capo II, Lavoro agile:

Art. 18: Lavoro agile;
Art. 19: Forma e recesso;
Art. 20: Trattamento, diritto all'apprendimento continuo e certificazione delle competenze del lavoratore;
Art. 21: Potere di controllo e disciplinare;
Art. 22: Sicurezza sul lavoro;
Art. 23: Assicurazione obbligatoria per gli infortuni e le malattie professionali;
Art. 24: Aliquote contributive applicate agli assistenti domiciliari all'infanzia, qualificati o accreditati presso la provincia autonoma di Bolzano.

3. Covid-19: rideterminazione degli spazi negli uffici

Restando in tema legislativo, risulta interessante approfondire la regolamentazione riguardante la rideterminazione degli spazi negli uffici.
Per ridurre i rischi è importante il rispetto del distanziamento sociale, i luoghi di lavoro dovranno essere rideterminati per mantenere le distanze di sicurezza imposte dalla legge.

Per i lavoratori che non hanno bisogno di utilizzare macchinari o attrezzature specifiche per adempiere al normale svolgimento delle loro mansioni, basterà ricollocarli in maniera transitoria per consentire di mantenere le distanze.

Nel caso in cui nel medesimo spazio lavorino più lavoratori allo stesso tempo è necessario cercare delle soluzioni che permettano di lavorare in sicurezza (ad es.: pannelli separatori di plexiglass).

Per quanto riguarda invece gli spazi in comune è prevista dalla legge una ventilazione costante e l’obbligo di non trattenersi in questi ambienti se non per un tempo limitato, oltre che ovviamente mantenere le misure di sicurezza.

Per entrare e uscire dal posto di lavoro ci sarà bisogno di una ripartizione degli orari e dedicare delle porte d’ingresso specifiche alle attività.

La mobilità all’interno dell’impresa deve essere ridotta all’essenziale e non sono autorizzate le riunioni “fisiche”, sarà dunque necessario attrezzarsi adeguatamente in maniera tale da permettere ai lavoratori di connettersi dalla distanza (es. utilizzo di piattaforme digitali). Le riunioni che richiedono la presenza fisica dei lavoratori saranno possibili solo se essenziali e mantenendo le distanze di sicurezza previste dalle normative.

4. Le imprese italiane e lo Smart Working

Il numero di Smart Workers è in costante aumento negli ultimi anni, arrivando a quota 570.000 già nel 2019. Dopo l’allerta Covid-19, annunciata a febbraio 2020 con il primo decreto del governo, e il successivo annuncio del lockdown, il numero di lavoratori agili ha superato il milione.

Gli smart workers, oltre a un riscontro in termini di benessere e miglioramento della qualità della vita lavorativa, dispongono anche di una maggior competenza nell’uso degli strumenti digitali a confronto con le altre modalità organizzative. Svolgere le proprie mansioni in un’atmosfera lavorativa come quella dello smart working, fatta di responsabilizzazione e fiducia, ha delle ripercussioni positive sul posto di lavoro andando a influire favorevolmente anche sulle relazioni tra i lavoratori e i propri responsabili.

Va comunque considerato che sono ancora poche le imprese che progettano il proprio modello organizzativo di lavoro dando la possibilità a tutti di lavorare in Smart Working. Il trend tuttavia è in crescita[1]:

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1] Dati estrapolati da un'inchiesta dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico del Milano

Volendo stilare una classifica dei settori che maggiormente hanno implementato la pratica del lavoro agile troviamo in ordine decrescente: le public utilities, i servizi (in particolare informatica/telecomunicazioni e servizi finanziari/assicurativi), l’industria e le costruzioni.

Interessante anche il dato riguardante gli investimenti in innovazione e in particolare relativi alla Digital Transformation, un trend che risulta crescente dal 2018 e riguardante l’intera Italia. In particolare, i canali di vendita online e quelli di promozione risultano i più interessanti per le piccole imprese. La zona in cui le imprese hanno aderito maggiormente allo smart working è il sud Italia.

5. Lavoro Agile: i benefici per lavoratori e imprese

Lo Smart Working come abbiamo visto, comporta dei notevoli Benefit e un potenziale impatto economico/sociale non indifferente sulla propria attività. Alla scelta di applicare un modello di lavoro agile conseguono:

Benefit per l’impresa:
- Maggiore Produttività;
- Minore assenteismo;
- Minori costi per l’allestimento degli spazi lavorativi.

Benefit per il lavoratore:
- Maggiore soddisfazione e motivazione;
- Minori spese e tempistiche di trasferimento;
- Miglioramento dei rapporti con i propri colleghi/responsabili;
- Miglior Work-life Balance.

6. I pilastri dello Smart Working

Il lavoro agile non solo è una realtà, ma una realtà in crescita. Come abbiamo visto, la modalità di lavoro verso la quale già stanno muovendo le imprese è smart.

È innegabile che lo Smart Working abbia degli effetti benefici sull’impresa, ma bisogna possedere diverse competenze affinché questa modalità di lavoro abbia successo.

I tre grandi pilastri sui quali si basa lo smart working sono: Tecnologie, Competenze digitali e una Cultura aziendale result oriented:

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7. I casi di successo in Italia

Dopo aver parlato dei benefit legati al Lavoro Agile e dei requisiti necessari affinché “funzioni”, andiamo a esaminare alcune realtà che in Italia applicano questo modello al 100%.

L’avvento del Covid-19 ha accelerato la transizione verso il Lavoro Agile, imprese come Facebook e Google hanno annunciato che i propri dipendenti resteranno in Smart Working per tutto il 2020, mentre Twitter ha fatto sapere che continuerà ad applicare il modello organizzativo a tempo indefinito anche post pandemia, lasciando buona parte degli uffici chiusi fino a settembre.

In un’intervista de “La Repubblica” Marcello Albergoni, Country Manager di LinkedIn Italia, ha dichiarato: "Qui da noi le persone sono come sopra un razzo. Siamo una realtà che cresce tantissimo e i nostri dipendenti sono costantemente coinvolti in un lavoro meraviglioso che è quello di dare un'opportunità professionale alle persone. Ma da un razzo, ogni tanto, c'è bisogno di scendere".

LinkedIn Italia è una di quelle realtà in cui è possibile vedere applicato il modello del lavoro agile a 360°, si lavora per obiettivi lasciando una completa libertà ai dipendenti. Gli spazi di lavoro sono stati ripensati col fine di trasformare gli uffici in maniera tale da renderli luoghi dove poter sviluppare la propria rete di contatti.

Insomma, dare il 100% della flessibilità è una scelta che potrebbe spaventare, avere sul proprio posto di lavoro un tavolo da ping pong o vedere dei lavoratori fare dei passaggi con un pallone da calcio negli spazi comuni potrebbero dare la percezione di una scelta “rischiosa” per l’impresa, ma gli oneri restano gli stessi di qualunque altro lavoratore, ovvero perseguire degli obbiettivi.

Afferma il Manager nella sopra citata intervista: “Sembra un luogo senza regole. Ma, scava scava, una si trova. Anzi due. "Il buon senso e la fiducia”. E di problemi non ne abbiamo mai avuti, con nessuno. Anche perché, se ci fossero, vorrebbe dire che avremmo assunto la persona sbagliata".

8. Smart Working e GDPR

Lavorare in remoto comporta anche degli obblighi in materia di monitoraggio dei lavoratori e privacy. L’entrata in vigore del GDPR, ovvero General Data Protection Regulation (n. 2016/679), il 25 maggio 2018 ha avuto un impatto anche sul lavoro agile.

Per GDPR si intende la regolamentazione europea sulla gestione dei dati personali, il lavoratore agile è in possesso di dati potenzialmente sensibili che l’impresa dovrà proteggere. Se non si è sufficientemente preparati in materia è necessario rimediare quanto prima.

9. Cyber Security: la sicurezza come fondamenta per il Lavoro Agile

Una delle più importanti criticità nello sviluppo di una strategia efficace di Smart Working è legata alla sicurezza informatica. In particolar modo sono tre gli scenari da tenere in considerazione nella progettazione di una strategia vincente:

Attacco di Hacker diretto ai sistemi informatici dell’azienda;
Perdita di dati causati da Malware;
Accesso di soggetti interni non autorizzati.

Lo Smart Working presenta molti vantaggi, ma è necessario essere attrezzati al meglio e proteggersi in maniera tale che le attività quotidiane possano svolgersi in massima sicurezza. Indubbiamente le imprese che già precedentemente all’emergenza Covid-19 avevano colto il trend della Digital Transformation, risultano avvantaggiate dal punto di vista competitivo e più pronte, dopo l’obbligo del lavoro in remoto, a ripartire in sicurezza con un minore rischio di Data Breach.

Solitamente è l’impresa che mette a disposizione device predisposti alla sicurezza (Ad es.: che presentino dischi cifrati che impediscano l’accesso ai dati sensibili in caso di smarrimento; che siano in grado di cifrare il traffico al fine di prevenire gli attacchi esterni).

Tuttavia, capita che il lavoratore per diverse ragioni si trovi ad utilizzare dispositivi personali, in tal caso quest’ultimo deve modificare le proprie abitudini, cercando di limitare i rischi degli attacchi informatici durante lo svolgimento delle proprie attività quotidiane su un device personale, aumentando il proprio livello di cautela.

10. Le criticità per i lavoratori

La modalità di lavoro agile necessita, come abbiamo visto, non solo di un’evoluzione nella cultura manageriale ma anche di un cambio di Mindset dell'intera organizzazione dell'impresa. Lavorare insieme infatti incentiva la produttività.

Già da anni le imprese abbattono, in diversi modi, le barriere tra i dipendenti e cercano di incoraggiare l’interazione, basti pensare a quanto siano comuni al giorno d’oggi gli uffici “Open Space”, ma lavorare in smart working vuol dire lavorare da soli? La risposta è un no, fermo restante che lavorare a stretto contatto ha dei vantaggi non ancora sostituibili dalla tecnologia, si può lavorare insieme anche senza condividere al 100% uno spazio fisico.

Se per le nuove generazioni cresciute in contesti lavorativi dove la collettività è insita nella cultura aziendale, per le vecchie generazioni abituate a lavorare in un ufficio fisico la transizione potrebbe non essere così naturale e ne potrebbe conseguire un senso di “isolamento”.

Lavorare da casa non vuol dire perdere il contatto con i propri colleghi/responsabili. Lo sviluppo delle tecnologie ci permette di mantenere un contatto costante, un’azienda non è una realtà statica ma è composta dalle persone che ci lavorano e coordinarsi all’interno dello stesso luogo fisico è indubbiamente più semplice che in remoto. Diventa dunque essenziale per le imprese la creazione di linee guida che coordinino i flussi di comunicazione e l’implementazione di tools che permettano la condivisione come:

Piattaforme che diano la possibilità di controllare il grado di avanzamento delle task giornaliere, che permettano di allinearsi e portare a termine il lavoro nel rispetto delle scadenze prefissate;
Sistemi di video conferenza e messaggistica, che permettano la comunicazione in tempo reale con i propri colleghi (es. Google Meeting, Google Hangouts, Whatsapp etc…);
Suite che permettano l’archiviazione e la condivisione di documenti (es. G-suite).

Va considerato inoltre che in Smart Working è più difficile distrarsi durante i contatti (ad esempio “perdere tempo” durante una riunione), l’interazione tenderà ad essere focalizzata sugli obbiettivi e più concreta dal punto di vista lavorativo.

Se da un lato questo ha un riscontro positivo nel breve termine, dall’altro limita lo sviluppo di rapporti interpersonali, la conoscenza reciproca a un livello più alto e di conseguenza la costruzione di asset fondamentali in un team quali la fiducia, limitando quindi la costruzione di relazioni che sarebbero altrimenti difficili senza un contatto “fisico”. Sarà dunque responsabilità dell’azienda avvicinare le persone tramite, ad esempio, l’organizzazione di team building ed eventi che favoriscano l’interazione sociale.

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Smart Working, il Lavoro Agile dalla teoria alla pratica